Lưu ý khi viết email xin việc

1377

Qua phản hồi của Nhà tuyển dụng, đa số sinh viên không để ý đến việc viết email xin việc. Điều này làm bạn bị mất điểm trước Nhà tuyển dụng và bị trượt hồ sơ ngay từ đầu. Vì vậy, để cách viết email xin việc làm sao gây ấn tượng với Nhà tuyển dụng và thể hiện sự chuyên nghiệp của mình, các bạn cần lưu ý những nội dung sau:

1. CÁCH VIẾT EMAIL XIN VIỆC – NHỮNG LỖI SAI CẦN SỬA TRƯỚC KHI GỬI EMAIL XIN VIỆC
1.1. Tên email
Tên email nên chuyên nghiệp, đừng để kiểu bedethuong123@gmail.com; anhdeptrai69@yahoo.com mà hãy dùng những email thể hiện được họ tên của bạn (có thể thêm phần mở rộng về những điều bạn tự hào nhất, muốn giới thiệu đến người khác về bản thân. Đó có thể là lĩnh vực chuyên môn, tên trường đại học, quê hương)

Ví dụ về tên email chuyên nghiệp:
• huyennt@gmail.com;
• minhbkk60@gmail.com;
• minhduc.hr@hotmail.com;
• oanhnguyen.hanoi@yahoo.com

1.2. Tên hiển thị email
Cái này rất ít bạn để ý, 2 lỗi thường gặp nhất đó chính là không phải tên thật và không viết hoa. Tuy đây là những lỗi nhỏ nhưng sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn thiếu sự chuyên nghiệp. Bạn hãy xem ví dụ dưới đây:
• thuy nguyen
• P.mon

2. VIẾT EMAIL XIN VIỆC
2.1. Tiêu đề email xin việc
Tiêu đề email theo hướng dẫn từ nhà tuyển dụng: Trong tin tuyển dụng, thông thường nhà tuyển dụng sẽ có hướng dẫn ứng viên gửi mail đến địa chỉ “xxxx@gmail.com” với tiêu đề “Tên – Vị trí – Công ty” hoặc một tiêu đề nào đó khác. Việc của bạn là làm theo đúng như hướng dẫn, nhà tuyển dụng đã muốn bạn làm như vậy là có mục đích, để họ lọc email dễ dàng hơn, nên bạn hãy nghe lời. Đây không phải lúc để sáng tạo!
Với những tin tuyển dụng không nêu rõ yêu cầu hoặc bạn tự ứng tuyển vào trong một số trường hợp.
Bạn hãy viết tiêu đề email xin việc như sau:
Họ và tên – Ứng tuyển vị trí – Ngày tháng ứng tuyển
VD: Nguyễn Văn A – Ứng tuyển vị trí Marketing – 12/9/2017

2.2. Nội dung email xin việc
Hãy mở đầu bằng “Kính gửi”.
Bạn đang gửi email cho 1 tổ chức, cho 1 nhà tuyển dụng có thể hơn tuổi bạn, hãy dùng “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng tổ chức, tôn trọng người nhận email. Kể cả khi bạn vào làm việc rồi thì bạn cũng phải dùng “Kính gửi” khi đối tượng nhận là 1 đơn vị, tổ chức, người lớn tuổi hoặc 1 người lãnh đạo nào đó.
• Không dùng “Gửi, “Thân gửi”, “Chào Anh/chị”… vì sẽ không thể hiện sự tôn trọng, phép lịch sự giữa 2 chủ thể.
• Trong nhiều trường hợp, bạn có thể dùng “Dear” thay cho “Kính gửi”, với các nhà tuyển dụng dễ tính thì cách dùng này được chấp nhận.
Kính gửi ai?
Bạn hãy xem tin tuyển dụng xem ai hay bộ phận nào nhận email ứng tuyển thì hãy Kính gửi người/bộ phận đó.

Nếu người nhận là cá nhân cụ thể thì ghi:
Kính gửi Anh/chị – phòng ban
VD: Kính gửi anh Nguyễn Văn A – Bộ phận nhân sự
Nhưng nếu không ghi cụ thể là ai mà chỉ ghi bộ phận thì hãy ghi:
Kính gửi Bộ phận – tên Công ty
VD: Kính gửi Phòng Tuyển dụng nhân sự – Công ty ABC

Nội dung email ứng tuyển
Một nội dung email khô khan và khuôn mẫu được copy ở trên mạng sẽ không lấy được cảm tình từ nhà tuyển dụng. Bạn cứ tưởng tượng nhà tuyển dụng một ngày phải đọc 100 mails có nội dung y chang thế này, thì làm sao bạn có thể khiến họ chú ý?

Hãy tham khảo các gợi ý về nội dung của một email ứng tuyển dưới đây:
• Cá nhân hoá nội dung ứng tuyển cho nhà tuyển dụng.
• Đưa ra lý do thuyết phục vì sao bạn lại là người phù hợp nhất cho vị trí công việc này.
• KHÔNG liệt kê lại những nội dung đã có trong CV như: học vấn, chứng chỉ

Bạn có thể tham khảo cấu trúc dưới đây:
Câu 1: Giới thiệu ngắn gọn về bản thân (ví dụ tên, học trường gì).
Câu 2: Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí ABC, được đăng tải trên Facebook (nơi bạn biết đến tuyển dụng).
Câu 3+4: Tóm tắt ngắn gọn 1 kĩ năng hoặc 1 kinh nghiệm mà bạn cho rằng mình là người phù hợp nhất với công việc ứng tuyển.
Câu cuối: Đính kèm ở đây là CV và Cover Letter của tôi.
Kết thúc email: Cám ơn nhà tuyển dụng!
Cuối thư, hãy cám ơn Công ty đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển.

Bạn hãy tham khảo một nội dung email xin việc hoàn chỉnh dưới đây:
Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự công ty TNHH Phát Lộc,
Tôi là Nguyễn Mạnh Quân, hiện đang 24 tuổi. Đã có 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Marketing, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm Google (SEO). Là một người có tính kỉ luât và cầu toàn trong công việc, tôi cho rằng mình là người phu hợp cho vị trí Leader Marketing mà công ty đang tìm kiếm. Đính kèm ở đây là CV ứng tuyển của tôi.
Xin chân thành cảm ơn quý công ty!

Một số lưu ý về cách trình bày nội dung:
• Nên đậm phần Kính gửi
• Dãn các dòng trình bày trong email để cho dễ nhìn.
• Văn phong email phải thể hiện thái độ trân trọng, cầu thị, tự tin và chuyên nghiệp hết mức có thể.
• Kiểm tra các lỗi SAI CHÍNH TẢ.

2.3. Đính kèm các tài liệu trong email xin việc.
Trong tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn cần đính kèm những tài liệu nào khi gửi email xin việc. Các tài liệu thông thường bao gồm:
• Sơ yếu lý lich (CV – Curriculum Vitae)
• Bài test/ bảng thông tin khảo sát với các công việc đặc thù như: Copywriter
• Portfolio cho các công việc như: design.
• …
Tuỳ theo yêu cầu tuyển dụng mà bạn cần chuẩn bị các tài liệu tương ứng. Thông thường nhất vẫn là Sơ yếu lý lịch hay còn được gọi là CV.
Bạn hãy đính kèm các tài liệu trước khi gửi email. Nếu bạn dùng Gmail, hãy sử dụng chức năng đính kèm tệp có sẵn trong phần soạn thảo.

2.4. Kiểm tra lại lần cuối email xin việc trước khi gửi
Bạn nên kiểm tra lại theo Checklist sau:
• Tên hiển thị email
• Tiêu đề email
• Người nhận/phòng ban
• Nội dung email
• Tài liệu đính kèm

2.5. Gọi điện trực tiếp cho Nhà tuyển dụng sau shi gửi Email xin việc
– Không phải lúc nào email cũng là cách thức liên lạc đáng tin cậy. Có thể người nhận sẽ xem email của bạn là thư rác bởi họ nhận được quá nhiều email và không thể kiểm soát hết. Do đó, sau khi gửi email, hãy gọi điện để xác nhận nhà tuyển dụng đã nhận được email của bạn hay chưa.
– Nếu sau 1 tuần không nhận được thông tin gì, hãy tiếp tục liên lạc lại với họ để biết chắc rằng họ đã xem email của bạn cũng như nhận phản hồi từ phía nhà tuyển dụng về email xin việc của bạn.

3. XỬ LÝ EMAIL TỪ CHỐI VÀ BÍ QUYẾT TẠO THÊM CƠ HỘI
Nếu chẳng may bạn bị loại và nhận được email từ chối của nhà tuyển dụng thì vẫn còn cơ hội cho các bạn để được chấp nhận lại, đó là EMAIL CẢM ƠN.
EMAIL CẢM ƠN
Bạn đang thắc mắc rằng sao mình lại phải cảm ơn khi mình đã bị loại!
BỞI VÌ, trong các tiêu chí đánh giá, nhà tuyển dụng đánh giá rất cao tiêu chí thái độ của ứng viên. Bạn biết đấy, cám ơn khi người khác trao cơ hội cho mình thì quá dễ hiểu nhưng vẫn cám ơn lần nữa khi bị Từ chối thì không phải ai cũng làm được. Phải là người cầu thị với công việc mới có được thái độ như vậy.
Hãy cám ơn nhà tuyển dụng khi bạn nộp CV và cũng cám ơn họ khi chẳng may bạn bị loại vì thái độ mới là tiêu chí được nhà tuyển đánh giá cao.

Trên đây là những chia sẻ để có một email xin việc thành công chuyên nghiệp, với chính tả và ngữ pháp chính xác, đôi khi bỏ qua, cơ hội của bạn có thể sẽ vụt mất trước khi bạn bước chân vào cánh cửa đó. Chúc các bạn thành công với một email xin việc hoàn hảo nhất.

CHIA SẺ